Cách viết chính sách hủy hợp lý cho doanh nghiệp của bạn để giảm chi phí

vnsp.net Hướng dẫn viết chính sách huỷ

Nếu bạn chưa có chính sách hủy bỏ cho doanh nghiệp của mình, hãy đặt mục công việc này trở thành vị trí số một trong danh sách việc cần làm của bạn trong tuần này. Thời gian của bạn là tiền bạc, thời hạn trả giá bằng chi phí, đó là giá trị kinh doanh. Điều đó bao gồm thời gian bạn dành để lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp với khách hàng của mình. 

Bên cạnh hợp đồng, chính sách hủy hợp đồng là một trong những yếu tố quan trọng nhất sẽ bảo vệ thời gian và thu nhập của bạn không bị ảnh hưởng bởi sự bất tiện hoặc thiếu nhạy cảm của khách hàng.

Để giúp bạn giải quyết công việc này, bài viết này sẽ trình bày lý do tại sao bạn cần chính sách hủy bỏ, những gì một chính sách công bằng nên bao gồm, cách bạn nên truyền đạt nó và các tài nguyên mẫu để viết cho riêng bạn.

Tôi có cần chính sách hủy bỏ không, vì sao phải viết chính sách huỷ dịch vụ?

Hoàn toàn đồng ý. Chính sách hủy bỏ là ranh giới bạn đặt ra để đảm bảo thời gian và kiến ​​thức chuyên môn của bạn không bị coi là đương nhiên. Khách hàng của bạn trả tiền cho kiến ​​thức chuyên môn của bạn và cái giá mà bạn đặt cho kiến ​​thức chuyên môn đó cho phép bạn kiếm sống bằng kiến ​​thức chuyên môn đó. 

Khi bạn dành thời gian để gặp gỡ hoặc làm việc cho khách hàng, điều đó sẽ ngăn cản khả năng bạn thực hiện bất kỳ công việc nào khác trong khung thời gian đó. Chính sách của bạn bảo vệ bạn bằng cách đảm bảo rằng bạn vẫn có thể nhận được một phần hoặc toàn bộ thu nhập trong thời gian đó hoặc cho phép bạn có thời gian lên lịch làm việc khác có thể bù đắp cho thu nhập đó.

Những gì cần bao gồm trong chính sách hủy của bạn

Khung thời gian: Khung thời gian thông thường là từ 24 đến 48 giờ trước cuộc hẹn, nhưng bạn có thể đặt điều này dựa trên loại công việc bạn làm và mức độ ảnh hưởng của việc hủy bỏ đối với lịch trình của bạn.

Thông tin bồi thường: Bồi thường và tiền phạt của bạn phải dựa trên mức độ ảnh hưởng về mặt tài chính của việc trễ hẹn đối với doanh nghiệp của bạn. Một hình phạt tài chính có thể hoạt động như một biện pháp răn đe mạnh mẽ đối với một số khách hàng. 

Khách hàng có thể ít có khả năng hủy bỏ hơn nếu họ biết rằng họ sẽ hết số tiền đó ngay cả khi cuộc hẹn không diễn ra. Ngay cả khi bạn không thực sự có ý định tính phí, một hình phạt đã biết có thể làm giảm đáng kể khả năng bị hủy. Xem thêm về các hình phạt trong phần tiếp theo.

Thông tin liên hệ: Phác thảo rõ ràng cách bạn muốn được thông báo về việc hủy bỏ. Một cuộc điện thoại có cần thiết trong một khung giờ nhất định không? Bạn có muốn hủy bằng văn bản không? Tin nhắn văn bản có được chấp nhận không? Hãy rõ ràng về những điểm này để bạn có thể giữ khách hàng tham gia vào quy trình khi cần thiết.

  • Yêu cầu Chữ ký: Điều này thúc đẩy khách hàng của bạn hiểu và tuân thủ chính sách.
  • Bồi thường và thời điểm tính phí

Để chính sách hủy của bạn có tác dụng gắn bó, chắc chắn bạn phải hủy bỏ - đặc biệt là đối với các trường hợp hủy vào phút cuối. Hãy xem xét những điều sau khi quyết định áp dụng hình phạt nào:

Đây có phải là lần đầu tiên khách hàng này hủy bỏ không? - Miễn hình phạt của bạn cho việc hủy bỏ lần đầu tiên có thể tạo ra thiện chí giữa bạn và khách hàng. Hãy rõ ràng rằng việc từ bỏ là một lần, tốt nhất là bằng văn bản. Trong trường hợp nó xảy ra một lần nữa, bạn sẽ có cả hai hồ sơ và nguyên nhân để tính hình phạt.

Khách hàng có sẵn sàng đổi lịch ngay không? - Nếu vậy, vì cuộc hẹn đã trở lại trên sổ sách, bạn cũng có thể quyết định miễn hình phạt ở đây.

Có những nghĩa vụ tài chính nào bạn phải trả như một phần của buổi học không? - Mặc dù ngày nay bạn có thể dựa vào video hoặc điện thoại, nhưng cuối cùng bạn có thể cần không gian văn phòng để chứa một nhóm. Nếu bạn đang trả phí cho bất kỳ thứ gì liên quan đến thiết lập đó, bạn có thể cân nhắc chuyển khoản phí đó cho một khách hàng hủy bỏ. Điều này cần được xem xét đặc biệt nếu văn phòng hoặc hợp tác xã có các điều khoản cụ thể riêng về việc hủy bỏ.

Cần bao nhiêu công việc chuẩn bị trước cuộc hẹn? - Nếu khách hàng hủy hẹn bảy ngày sau cuộc hẹn, bạn có thể miễn bất kỳ khoản phí nào một cách hợp lý. Bảy ngày sẽ là thời gian dồi dào để bạn lên lịch lại hoặc tìm một khách hàng khác để lấp đầy khoảng trống. 

Tuy nhiên, gần hơn, bạn có thể đã dành thời gian chuẩn bị, vì vậy bạn có thể cần phải tính phí cho thời gian đó. Ví dụ: nếu việc hủy cuộc hẹn xảy ra trong vòng 24 giờ sau cuộc hẹn, chính sách hủy cuộc hẹn của bạn có thể quy định rằng phí cuộc hẹn đầy đủ sẽ vẫn được áp dụng.

Cách thông báo cho khách hàng về chính sách hủy của bạn

Thông báo cho khách hàng của bạn về chính sách hủy đặt phòng càng sớm càng tốt trong mối quan hệ làm việc của bạn. Nó có thể không phù hợp trong một cuộc họp giới thiệu. Tuy nhiên, một khi bạn đồng ý làm việc, hãy trình bày chính sách bằng văn bản cùng với hợp đồng và thỏa thuận thanh toán của bạn. Điều này sẽ đặt ra những kỳ vọng đúng ngay từ đầu.

Nếu bạn có văn phòng thực, hãy đăng chính sách hủy của bạn ở vị trí dễ thấy. Và cuối cùng, hãy bao gồm chính sách hủy cuộc hẹn của bạn trong bất kỳ lời nhắc cuộc hẹn nào mà bạn gửi qua giọng nói hoặc tin nhắn.

Mẫu chính sách huỷ tham khảo đề xuất

Dưới đây là một số đề xuất khởi đầu để tạo chính sách hủy của riêng bạn:

Nội dung đơn giản

"Nếu bạn cần hủy cuộc họp với tôi, vui lòng thông báo cho tôi qua email theo địa chỉ <(chèn email> hoặc điện thoại / nhắn tin cho tôi theo địa chỉ <chèn số điện thoại>. Việc hủy cuộc họp được thực hiện trong <khung thời gian> sẽ phải chịu phí hủy là < số chi phí>."

Nội dung theo kiểu Nếu / Thì / Trừ khi

"Nếu bạn cần hủy cuộc gặp với tôi, vui lòng thông báo cho tôi càng sớm càng tốt qua email theo địa chỉ <(nhập email> hoặc điện thoại / nhắn tin cho tôi theo địa chỉ <nhập số>. Việc hủy yêu cầu quá <khung thời gian> trước cuộc hẹn của bạn sẽ không phải chịu bất kỳ hình phạt nào. Việc hủy bỏ trong <khung thời gian> sẽ phải chịu một khoản phí hủy <chèn số > trừ khi cuộc hẹn của bạn được lên lịch lại ngay."

Chính sách kiểu chi tiết

"Hãy biết rằng tôi quý trọng cả thời gian của bạn và thời gian của tôi. Khi chúng tôi sắp xếp một cuộc họp, thời gian đó được dành để tập trung vào dự án của bạn cùng với thời gian bổ sung để chuẩn bị. Điều này cho phép tôi đến cuộc họp sẵn sàng và sử dụng thời gian của chúng tôi hiệu quả nhất có thể. Tôi hiểu các trường hợp khẩn cấp xảy ra và việc hủy bỏ có thể được yêu cầu. Nếu bạn cần hủy, vui lòng liên hệ với tôi trong thời gian sớm nhất có thể để lên lịch lại qua email tại <(nhập email> hoặc số / gửi tới  <nhập giá số>.

Để tránh bị tính phí hủy, vui lòng đảm bảo bạn liên hệ với chúng tôi ít nhất <khung thời gian> trước cuộc hẹn đã lên lịch. Yêu cầu hủy trong <khung thời gian> sẽ phải chịu một khoản phí là <chèn giá phí>."

Các ý tưởng mẫu khác có thể được tìm thấy ở đây. Đó là chính sách của bạn, vì vậy hãy thoải mái kết hợp và kết hợp các yếu tố, đồng thời viết chính sách của bạn bằng một giọng điệu và phong cách phù hợp với bạn.

Và cuối cùng

Việc hủy bỏ sẽ xảy ra; chính sách hủy bỏ sẽ giúp bảo vệ bạn khỏi mất mát. Nếu bạn đã triển khai một chính sách nhưng vẫn gặp phải tình trạng hủy vào phút cuối, hãy xem bài viết này để biết các mẹo về cách giải quyết chúng. Ngoài ra, nếu bạn cần thông tin liên quan đến cách tự bảo vệ mình trong trường hợp bị hủy hợp đồng, bài viết này cung cấp một số mẹo để xem xét khi thực hiện điều này.

(Theo VNSP, Dịch từ Divi)